ASISTENTE DE PROYECTOS

ASISTENTE DE PROYECTOS

HIAS COSTA RICA

Resumen del puesto:

HIAS busca un Asistente senior de Proyectos para apoyar el correcto desarrollo de las actividades diarias programáticas, y que además sirva de enlace y coordine con el área de operaciones, administración y finanzas, en pleno cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la organización específicamente para el proyecto que ejecuta en conjunto con ONU Mujeres.

Funciones principales:

• Apoyo programático

• Brinda apoyo programático a la Coordinación de Proyecto para gestionar las distintas actividades.
• Coordinar reuniones y actividades que involucren al personal del proyecto.
• Participa activamente en las sesiones de coordinación y definición de rutas de trabajo para la organización de reuniones y otras actividades en el marco del proyecto.
• Participa en actividades realizadas por HIAS en comunidades del norte y sur del país, y asegura la entrega efectiva de insumos a población participante.
• Brinda soporte para la atención y registro de personas que asistan a actividades de HIAS y verificación de aspectos logísticos.
• Otras funciones de logística asignadas por la Coordinación del Proyecto, Gerente de Programas o la Dirección País.

• Apoyo logístico y de operaciones

• Llevar a cabo los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros correspondientes al proyecto, y coordina y sirve de enlace con el área de finanzas
• Mantener un control y registro de las compras realizadas en el marco del proyecto.
• Apoya en la preparación de aspectos administrativos y logísticos relacionados con la organización de las actividades (preparación de cotizaciones, convocatorias, seguimiento, entre otras en el marco del proyecto.
• Garantizar el adecuado proceso de entrega de materiales programáticos a los equipos del área de programas HIAS.
• Asegurar el cumplimiento de la política y procedimientos de compras durante las gestiones de adquisición de bienes y servicios.
• Mantener un registro de los activos y un libro con el control de suministros del proyecto.
• Llevar un registro actualizado de los proveedores de la organización.
Otras funciones de logística asignadas por la Coordinación del Proyecto, Gerente de Programas o la Dirección País.

Cualificaciones y requerimientos:

• Indispensable, contar con documento de identidad personal o de permanencia regular vigente, que le autorice a laborar en Costa Rica.
• Al menos dos años de estudios en Administración, relaciones internacionales, u otras afines.
• Al menos un año de experiencia de trabajo en ONGs.
• Conocimiento de conceptos básicos relacionados con gestión de proyectos.
• Alto grado de conocimiento en computación especialmente en Microsoft Office. (Intermedio- Avanzado) Indispensable.
• Alto nivel de atención al detalle, diligencia y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados.
• Excelentes habilidades de trabajo en equipo.
• Debe demostrar excelentes habilidades de servicio al cliente al manejar situaciones difíciles con proveedores y clientes internos y responder con prontitud a las necesidades y solicitudes de servicio y asistencia de una forma cortés.
• Excelente comunicación oral y escrita incluyendo escucha efectiva, así como la habilidad para escribir de forma clara y concisa.
• Disponibilidad inmediata.

DECLARACIÓN:

Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.

La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.

Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.

PROCESO DE SELECCIÓN:

Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y de respeto, y realizamos el mayor esfuerzo para responder a cada uno de nuestros aplicantes. Priorizamos comunicación y transparencia con todos nuestros candidatos, incluso con aquellos que no son seleccionados para avanzar en el proceso. Aquí una breve descripción del proceso actual:

Paso 1: Envía tu aplicación mediante nuestra plataforma

Paso 2: Primer acercamiento con Recursos Humanos vía llamada o correo electrónico

Paso 3: Entrevista profunda con Recursos Humanos

Paso 4: Panel de entrevista con Supervisor inmediato y equipo técnico

Paso 5: Revisión de referencias e investigación laboral

Paso 6: Carta Oferta

Paso 7: Comienza tu viaje profesional en HIAS

Nota: Algunos de nuestros procesos pueden varias, y no todos los candidatos avanzan a las siguientes etapas:

ACERCA DE NOSOTROS:

Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society - Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:

HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.

MISION:

Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

VALORES:

Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)

Acogemos al extranjero

Justice • Justicia • Justice • ??? (Tzedek)

Perseguimos la Justicia

Empathy • Empatía • Empathie • ??? (Chesed)

Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía

Partnership • Compañerismo • Coopération • ?????? (Chevruta)

Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo

Courage • Coraje • Courage • ???? (Ometz)

Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor

Resilience • Resiliencia • Résilience • ??? (Ruach)

Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia

DIVERSIDAD:

HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA:

HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS. No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado. Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda. Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal. HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo. Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento. Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.

Instrucciones para la aplicación:

Envíe su currículum y su expectativa salarial, a nuestro sitio web: http://www.hias.org/career-and-internship-opportunities a más tardar el lunes 27 de enero.